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| PR-Expertin Dr. Katja Scheidt fragt nach... |
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| Messestand und Messeautritt: Praktische Tipps für Ihre PR-Arbeit |
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Die Frankfurter Buchmesse 2009 hat soeben ihre Tore wieder geschlossen. Ob Verleger, Buchhändler, Agenten, Filmproduzenten, Autoren, Agenturen - jedes Jahr im Oktober trifft sich die internationale Branche, um Neuigkeiten zu präsentieren, Kontakte zu knüpfen und aktuelle Trends zu sichten. Die Frankfurter Buchmesse ist sicher der weltweit bedeutendste Handelsplatz für Bücher, Medien, Rechte und Lizenzen.
Gleichzeitig ist eine solche Messe immer ein guter Zeitpunkt, Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit darzustellen. Dabei muss es nicht immer gleich die Frankfurter Buchmesse sein. Regionale Messen, Inhouse-Messen oder lokale Ausstellungen bieten ebenfalls effiziente Möglichkeiten der Präsentation.
Zugleich versammeln sich auf Messen oftmals Redakteure der unterschiedlichsten Medien. Sie möchten über Neuigkeiten berichten, die die Aussteller präsentieren. Nicht zuletzt diese Gegebenheit ist eine Chance, intensiver mit Medienvertretern ins Gespräch zu kommen, Kontakte aufzubauen und zu pflegen. Messen und Ausstellungen sind daher ideale Ansatzpunkte für Ihre PR-Arbeit.
Doch die Teilnahme an einer Messe ist mitunter auch sehr kostenintensiv. Standgebühren, Messestand, Produktpräsentation, Messeteam, Druckunterlagen und viele weitere Kostenpunkte fallen an. Damit zum Ende der Messe der Erfolg die Kosten aufwiegt, ein messbarer Nutzen zu erkennen ist und die Kosten-/Nutzenbilanz zumindest ausgeglichen ist, sollten Sie Ihren Messeauftritt von Anfang an gezielt planen und in geeignete PR-Maßnahmen einbetten (vgl auch Unit 5 „PR-Instrumente und –Methoden“, com+plus Fernstudiengang 2009).
Im Folgenden erhalten Sie daher einige erste wichtige Tipps, die für einen gelungenen Messestand sowie einen erfolgreichen Messeauftritt von Bedeutung sind.
1. Das Kernstück: der Messestand – Corporate Identity und Funktionalität
Planen Sie einen größeren Aufbau, suchen Sie sich zunächst einen Messebauer, der Ihnen in Design, Auftritt und vorgelegten Referenzen zusagt. Ihr Messestand ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Er soll zu Gesprächen in angenehmer Atmosphäre einladen, über Ihre Produkte informieren und professionell wirken. Ihr Messestand spiegelt Ihre Corporate Identity wider – diese muss auch der Messebauer verstehen und in ein passendes Standkonzept umsetzen können.
Exponate, Möbelstücke, Raumaufteilung, Beleuchtung sowie das Corporate Design mit Logo, Farben und Schrift repräsentieren für den Zeitraum der Messe Ihr Unternehmen. Eine Atmosphäre zum Verweilen sowie ein offener und aufgeschlossener Kommunikationsstil, den Sie den Kunden, Journalisten und anderen Standbesuchern entgegenbringen sind Ausdruck Ihrer Unternehmenskultur (vgl. www.marketing-trendinforma-tionen.de, 09/2009). Logo und Firmenschriftzug sollten so in das Standkonzept eingebunden sein, dass der Besucher den Standort Ihres Unternehmens bereits von Weitem wahrnimmt.
Gleichzeitig darf bei all diesen identitätsstiftenden Kriterien die Funktionalität nicht aus den Augen verloren werden: Für das Messeteam sollte ein kleiner, nicht einsehbarer Rückzugs- und Abstellraum mit abschließbarer Kabine und ausreichend Platz für Messeunterlagen und –geschirr eingeplant werden. Kopierer und Laptop leisten gute Dienste bei der täglichen Messeauswertung und Kundenbetreuung (vgl. ebd.).
Die Präsentation Ihrer Produkte in Form von Exponaten oder Ähnlichem sollte aufzeigen, was Ihr Unternehmen produziert. Planen Sie eine ansprechende, aber auch auf den ersten Blick verständliche Präsentation, die Interesse weckt und den Kunden animiert, mit Ihnen darüber ins Gespräch zu kommen. Ein Eyecatcher auf Augenhöhe entscheidet oft darüber, ob ein Besucher Ihren Stand betritt oder nicht.
Untersuchungen zeigen, dass Besucher durchschnittlich zwischen 3 und 15 Minuten an einem Messestand verweilen (vgl. ebd.). Diese Zeit ist Ihre Chance, sich als informativer Gesprächspartner zu zeigen, serviceorientiert zu handeln, den Besucher kommunikativ zu begleiten und die Corporate Identity Ihres Unternehmens zu leben. Stehtische oder eine Sitzgelegenheit (idealerweise im hinteren Teil des Standes) sollten daher nicht fehlen.
2. Die Medienarbeit
Ergänzend dazu erfordert ein erfolgreicher Messeauftritt den Einsatz zahlreicher weiterer Instrumente. Marketing und PR sind bei einem solchen Event aufgefordert, intensiv zusammen zu arbeiten. Wie bereits erwähnt ist eine Messe meist auch ein guter Zeitpunkt, um mit den Medien intensiver in Kontakt zu treten. Hierbei ist eine detaillierte Zeitplanung wichtig.
Beginnen Sie rechtzeitig – ca. 3 Monate vor Messebeginn – mit der Planung der Medienarbeit (vgl. u.a. www.pr-werkstatt.de/archiv/checklisten/pdf/messepr.pdf, 10/ 2009):
Legen Sie die Themen für Ihre Presseinformationen fest und geben Sie diese wegen der längeren Vorlaufzeiten als erstes an die Fachpresse raus. Inhaltlich sollten Sie folgende Frage beherzigen: Was ist neu, was ist die Story?
Planen Sie medienwirksame Standaktionen, Give aways etc.
Kommunizieren Sie Ihren Messeauftritt auf Ihrer Firmenwebsite und stellen Sie auch dort Informationsmaterial für Journalisten bereit.
Sprechen Sie Einladungen an Fach-Journalisten aus. Journalisten von Tageszeitungen, Hörfunk und Anzeigenblättern erst 2-3 Wochen vor Messebeginn einladen.
Planen Sie die Gestaltung der Pressemappe und überprüfen Sie, ob alle notwendigen Unterlagen in der entsprechenden Auflage vorhanden sind.
Planen Sie das notwendige Bildmaterial (ggf. neues Fotoshooting)
Legen Sie intern den Ansprechpartner für die Medien fest.
Mieten Sie ein Pressefach bei der Messegesellschaft an und informieren Sie sich über geplante PR-Events während der Messe.
Senden Sie die Presseinformationen zeitnah vor Beginn der Messe an alle Ih-nen wichtige Journalisten und laden Sie ggf. weitere Journalisten ein.
Halten Sie mit der Pressestelle der Messe Kontakt bzgl. Presse-Rundgang oder andere, von Ihnen geplante Events (Standparty etc.).
Befüllen Sie einen Tag vor Messebeginn das Pressefach und achten Sie während der Messe darauf, dass es nachgefüllt wird.
Während des gesamten Messezeitraums sollte immer ein Ansprechpartner für die Medien zur Verfügung stehen. Halten Sie immer auch ausreichend Pressemappen am eigenen Stand bereit und nutzen Sie die Zeit, mit Journalisten an Ihrem Stand ausführlich ins Gespräch zu kommen. Dokumentieren Sie wichtige Gesprächsinhalte (ggf. für die anschließende Beziehungspflege) und seien Sie ständig präsent und erreichbar (telefonisch und via E-Mail). Beobachten Sie – falls notwendig – die tagesaktuelle Berichterstattung in den Medien.
Im Anschluss an die Messe sollten Sie darauf achten, dass Sie gegebene Versprechen an Journalisten (Interviews, ergänzende Fotos, weiteres Infomaterial etc.) tatsächlich einhalten. Versenden Sie einen Nachbericht an alle Medien mit ihrem Messefazit und pflegen Sie dies auch auf Ihrer Website ein. Sichten Sie die Pressekontakte, die Sie auf der Messe neu geschlossen haben und ergänzen Sie Ihren Presse-Verteiler. Nutzen Sie den ersten Kontakt, um ggf. zu einigen Journalisten den persönlichen Kontakt weiter aufzubauen.
Fazit: Eine Messe ist immer ein multidimensionaler Auftritt eines Unternehmens, der alle menschlichen Sinne anspricht. Das Unternehmen kann visuell, auditiv und zugleich haptisch wahrgenommen werden (vgl. Unit 5 „PR-Instrumente und –Methoden“, com+plus Fernstudiengang 2009). Dies ermöglicht dem Aussteller auf einer Messe, gezielt auf die Wahrnehmung und Informationsverarbeitung der Besucher Einfluss zu nehmen. Eine Messe muss daher immer sehr genau und zielgerichtet geplant werden. Die vorherigen Ausführungen können daher nur erste Tipps und Hinweise sein.
Eines ist jedoch immer ein entscheidender Faktor: die persönliche Kommunikation.
Viel Erfolg bei Ihren kommenden Messeauftritten wünscht Ihnen
Dr. Katja Scheidt
ks@prgalerie-scheidt.de
www.prgalerie-scheidt.de
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