 |
| Themen |
|
| Alles nur Flurfunk - oder was? |
|
Das Thema „Interne Kommunikation“ wird in vielen Verlagen immer noch stiefmütterlich behandelt - es geht aber auch anders.
Ein ganz normaler Arbeitstag in einem mittelgroßen Verlag in einer mittelgroßen deutschen Stadt. Vertriebsleiter Meier brütet über den Vertriebskonzepten für das anstehende Herbstprogramm, ein paar Büros weiter bastelt Pressechef Schulze für ebenjenes Programm an Angeboten für Redaktionen und an der einen oder anderen Presseveranstaltung. Im Büro des Verlagsleiters sitzt zur selben Zeit gerade einer der Top-Autoren des Hauses beim Cappuccino zum Plausch über sein bald erscheinendes neues Buch.
Auf allen drei Ebenen wird am selben Thema gearbeitet, man sieht sich auch ständig bei Konferenzen oder einfach nur so zwischendurch am Kopierer oder beim Mittagstisch. Und trotzdem kann man fast dafür garantieren, dass es bei den Aktivitäten für das Herbstprogramm zu Missverständnissen zwischen Presse, Vertrieb und Verlagsleitung oder auch anderen Abteilungen kommen wird.
Alle arbeiten also am gleichen Ziel, noch dazu in einer Branche, die großen Wert auf ihren Status als Kommunikationsbranche legt, und doch scheinen sich die Wege, die zum Ziel führen, erstaunlich selten zu kreuzen.
Kommunikationsbrache statt -branche also, was in diesem Verlag fehlt, ist strukturierte interne Kommunikation. Innerhalb der Buchbranche befindet er sich damit jedoch in bester Gesellschaft, Callwey-Pressechef Andreas Hagenkord sprach in einem 2005 erschienenen Beitrag zum Thema sogar von der „Steinzeit“, in der sich die Verlage hier noch befänden, und drei Jahre später befindet er im Gespräch: „Substantiell geändert hat sich bis heute eigentlich kaum etwas.“ Was bedeutet das genau?
Studien belegen, dass ein gutes Drittel der dort befragten Unternehmen eigene Manager für die interne Unternehmenskommunikation haben, bei vielen anderen enthält die offizielle Stellenbeschreibung der PR-/Öffentlichkeitsarbeitsleiterposten diese Aufgabe ganz explizit.
In der Buchbranche hingegen scheint allein die Tatsache, dass sie aus sehr vielen kleinen und mittleren Unternehmen besteht, zu verhindern, dass man sich intensiv Gedanken darüber macht, wie die Kommunikationswege im Inneren effektiver strukturiert werden können.
Denn eines ist klar: wir reden hier nicht über den sogenannten „Flurfunk“, bei dem sich eine Mischung aus wertvollen Informationen und dem üblichen Klatsch + Tratsch unkontrolliert über die Büros verteilt.
Innen- und Außenkommunikation sind niemals zu trennen
Worum es geht, ist folgendes: es muss ein Bewusstsein dafür entstehen, dass Außen- und Innenkommunikation eines Unternehmens nie voneinander zu trennen sind und das eine gut organisierte Innenkommunikation enorme positive Auswirkungen auf das nach außen wirkende Image eines Verlages haben kann.
Wissen beispielsweise alle Mitarbeiter des Verlags, was dessen von der PR nach außen kommuniziertes Firmenbild ist? Oder kann es durchaus vorkommen, dass abweichend von dieser offiziellen Sprachregelung einzelne Mitarbeiter eigene Interpretationen verbreiten, da sie gar nicht wissen, dass ein einheitliches Image existiert? Hier zeigt sich besonders gut, wie „innen“ auf „außen“ wirkt: wenn intern das Firmenimage nicht strikt kommuniziert wird, leidet die Außendarstellung darunter bisweilen immens.
Zumindest in großen Verlagen scheint man diesen Punkt mittlerweile ernst zu nehmen, immer häufiger werden dort Unternehmensrichtlinien erarbeitet, die anschließend immer wieder den Mitarbeitern nahe gebracht werden. Der erste ganz wichtige Moment ist dabei bereits derjenige, wenn ein neuer Mitarbeiter in den Verlag eintritt. Bereits hier muss Interne Kommunikation ansetzen und diesem Mitarbeiter das Firmenbild intensiv vermitteln.
Im laufenden Betrieb gibt es dann mehrere klassische Möglichkeiten, strukturiert nach innen zu kommunizieren, die nach Möglichkeit vernetzt miteinander genutzt werden sollten.
Je nach Größe des Verlags lohnt es sich, ein Intranet zu installieren, in das regelmäßig aktuelle und wichtige Informationen aus dem Verlagsleben eingestellt werden. Hierbei ist allerdings darauf zu achten, dass eine zentrale Stelle gibt, die die Inhalte kontrolliert, sinnigerweise ist das natürlich die PR-Abteilung. Das bedeutet, es kann durchaus die Möglichkeit geben, wie sie in einigen Verlagen praktiziert wird, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, etwas im Intranet zu publizieren, doch sollte es einen Freischaltungsmodus geben, der der PR-Stelle untersteht.
Kombination aus Pull- und Push-Instrumenten
Ein Intranet ist aus Sicht der Mitarbeiter ein Pull-Instrument. Niemand kann genau wissen, wann und ob überhaupt der einzelne Mitarbeiter einen Blick auf die aktuellen News im Firmennetz wirft und sich somit in die interne Kommunikation einbindet.
Es empfiehlt sich daher, zusätzlich mit einem Push-Instrument zu arbeiten, das gezielt an die Mitarbeiter geliefert wird und dem sie sich grundsätzlich nicht „verweigern“ können. Das könnte beispielsweise ein Online-Newsletter sein, der die wichtigsten Daten aus dem Intranetangebot noch einmal aufbereitet oder eine klassische Mitarbeiterzeitung im Print. Beide Instrumente können natürlich auch parallel bestehen, nur sollte dann darauf geachtet werden, dass die Inhalte sich voneinander unterscheiden, so könnte eine in größeren Abständen erscheinende Mitarbeiterzeitung beispielsweise ihren Fokus stärker auf längere Textstrecken wie Porträts leitender Mitarbeiter oder Interviews und Texte, die sich thematisch an den Verlagsinhalten orientieren, setzen.
Untereinheiten berücksichtigen
Interne Kommunikation ist dabei nicht nur für den ganzen Verlag wichtig, sondern kann und muss auch in den einzelnen Abteilungen geübt werden. Wie oft kommt es vor, dass zwei Kollegen im selben Büro an ihren Schreibtischen sitzen und plötzlich feststellen, dass sie relativ unkoordiniert an ein und derselben Sache arbeiten. Auch hier, in kleinen Untereinheiten, ist es wichtig, einen ständigen Informationsaustausch zu gewährleisten, damit alle gemeinsam am gleichen Strang in die gleiche Richtung ziehen. Dabei bleibt natürlich darauf zu achten, dass notwendige Besprechungssitzungen schlank gestaltet werden und sich auf die zentralen Punkte beschränken, gute interne Kommunikation bedeutet nicht, das ausufernde Besprechungswesen in deutschen Unternehmen weiter zu fördern…
Die Menschen im Unternehmen ernst nehmen
Fragt man nach, was PR-Leuten in Sachen interner Kommunikation generell wichtig erscheint, so wird bald deutlich, dass bei allem, was unternommen wird, der Mensch im Mittelpunkt stehen muss. Diese allgemeine Aussage lässt sich leicht mit Leben füllen. Mitarbeiter müssen sich im Rahmen der Firmenkommunikation ernst genommen fühlen, nichts schlimmeres gibt es als bewusstes Zurückhalten wichtiger Informationen oder dem Mitarbeiter das Gefühl zu geben, interne Kommunikation werde lediglich dazu genutzt, sämtliche Vorgänge im Firmenalltag immer nur im besten Licht erscheinen zu lassen und dabei auch Negatives schönzureden.
Solche Prozesse sind absolut kontraproduktiv und verdeutlichen auch, dass interne Kommunikation vor allem bedeutet, ein Zugehörigkeitsgefühl zur Firma wachsen zu lassen, im besten Falle - schwierig vor allem in großen Unternehmen - eine warme, familiäre Atmosphäre entstehen zu lassen. Bedenkt man, dass sich gerade die Buchbranche immer noch als große Familie versteht (sehr schön gerade erst wieder in Leipzig zur Messe zu beobachten), sollte dieses Ziel in Verlagen sogar leichter zu erreichen sein, als etwa in großen IT-Unternehmen oder vergleichbaren „kalten“ Branchen.
Übrigens: auch der gute alte Betriebsausflug ist ein Stück interner Kommunikation! Egal, ob mit großem Aufwand und integrierten „Teambuilding“-Maßnahmen oder einfach nur als Grillfest bei Bratwurst und Bier: sich in lockerer privater Atmosphäre ohne den täglichen Arbeitsdruck austauschen zu können, stärkt das Gemeinschaftsgefühl oft mehr als viele andere Maßnahmen.
Kommunikation hat immer zwei Richtungen
Zum Schluss noch eine Anmerkung, die bei lauter Intranet, Newslettern und anderen Dingen nicht ganz unwichtig erscheint. Interne Kommunikation bedeutet, dass in alle Richtungen kommuniziert wird. Es geht also nicht nur darum, „von oben“, also aus Richtung der Firmen- oder Abteilungsleitungen, „nach unten“ Informationen weiterzugeben. Genauso wichtig ist es, gerade im Sinne einer „Unternehmenskultur“, den Mitarbeitern zu ermöglichen, aktiv am Kommunikationsprozess im Verlag teilzunehmen. Die bereits erwähnte Möglichkeit, selbst Inhalte ins Intranet einzupflegen, ist hier nur ein Beispiel. Interne Kommunikation muss insofern den schwierigen Spagat schaffen zwischen der Akzeptanz von Hierarchien im Verlag und der Möglichkeit, Prozesse auch von den „normalen“ Mitarbeitern mit steuern zu lassen.
Wenn Verlage sich dieses Thema ernsthaft annehmen und es konstruktiv umzusetzen versuchen, klappt es bestimmt bald auch zwischen Vertriebsleiter Meier und Pressechef Schulze.
Text von Carsten Tergast
Carsten Tergast, geb. 1973, lebt als freier Journalist, Texter und Autor in Leer/Ostfriesland. Nach einer Lehre als Sortiments-Buchhändler studierte er Literatur- und Medienwissenschaft in Paderborn und arbeitete parallel als freier Journalist für das Westfalen-Blatt. Von 2000-2005 Redakteur bzw. Chef vom Dienst beim Branchenmagazin BuchMarkt in Meerbusch, seit August 2005 freiberuflich tätig. www.redaktionsbuero-tergast.de
 Zu diesem Artikel ist ein Download verfügbar.
|
|
